علاقة الاتصال بكفاءة الأداء

علاقة الاتصال بكفاءة الأداء :

لاشك أن العلاقة بين الاتصال وكفاءة أداء أي مشروع علاقة وثيقة ، وبمعنى آخر نعتبر الاتصال أحد الركائز الأساسية التي تقوم عليها المنظمة ، وحتى يمكن أن نبين ذلك نعرض فيما يلي علاقة الاتصال بكفاءة أداة الوظائف الإدارية المختلفة.


الاتصـال والتخطيط :
يعتبر التخطيط من الوظائف الإدارية الحيوية والضرورية وهو يعني التنبؤ بالمشكلات والظروف المستقبلية.

وأهمية الاتصال في توفير البيانات والمعلومات اللازمة للتخطيط تظهر فيما يلي :

(1) ضرورة أن تكون هذه المعلومات جاهزة ومعدة للاستخدام.
(2) مراعاة ألا يكون تجميع البيانات أكثر مما يجب حتى لا ترتفع تكاليف التخطيط.
(3) عدم إغفال أي بيانات جوهرية تحجب الرؤية أمام القائم بوظيفة التخطيط.

ويجب ألا يفوتنا أن سلامة أعداد الخطط لا يعني تحقيق أهداف المنشأة ، فهناك مرحلة هامة وخطيرة ، ألا وهي وضع هذه الخطط موضع التنفيذ الفعلي ، وهنا يظهر دور الاتصال المتمثل فيما يلي :
1ـ تبليغ خطط العمل إلى القائمين بالتنفيذ.
2ـ متابعة التنفيذ المرحلي لخطط العمل.
3ـ توصيل التوجيهات والتعليمات التي تقضي على الصعوبات.

الاتصال والتنظيم :

تعتبر الاتصالات عملية أساسية لممارسة الإدارة لوظيفة التنظيم فبوساطة الاتصالات تتعرف الإدارة على الأهداف المطلوب الوصول إليها.

* ويظهر الدور الهام للاتصال أثناء تشغيل التنظيم عندما تقوم إدارة المشروع بما يلي :

1ـ تعريف كل عضو من أعضاء التنظيم بالأنشطة والأعمال التي سيقوم بأدائها.
2ـ تحديد المستويات الإشرافية.
3ـ إبلاغ العاملين بالسياسات والإجراءات التي تضبط سلوكهم وتصرفاتهم.
4ـ تعريف العاملين بالإمكانات والتسهيلات المختلفة.

الاتصال واتخاذ القرارات :
تعتبر عملية اتخاذ القرارات إحدى المهارات الإدارية الهامة التي يجب توافرها في الإداري الناجح وذلك لأهميتها وخطورتها في وضع خطط وسياسات المشروع موضع التنفيذ ، وفي تحقيق الأهداف المنشـودة.

ويتطلب تنفيذ القرار اتصال الإدارة بالأفراد الذين يجب أن يبلغ إليهم القرار ، كما يعتبر اتصال الإدارة المستمر بواقع التنفيذ أساس دفع العاملين لتنفيذ القرار.

إذن فالاتصال عملية ضرورية وهامة لاتخاذ القرارات السليمة لأنه يساعد الإدارة على :

(1) جمع الحقائق والمعلومات من المصادر المختلفة عن المشكلة.
(2) التعرف على مزايا وعيوب كل حال من الحلول البديلة للمشكلة.
(3) تجميع آراء ووجهات نظر العاملين في المشروع.
(4) إبلاغ القرار إلى المسئولين عن التنفيذ وشرح الهدف منه.
(5) التأكد من أن التنفيذ يتم وفقاً لما تراه الإدارة.
(6) التعرف على الآثار والنتائج التي يحدثها القرار بعد تنفيذه.

الاتصال وتدبير احتياجات المشروع من القوى العاملة

* ولاشك أن ممارسة هذه الوظيفة تتطلب قيام الإدارة بالاتصال اللازم لجميع المعلومات والبيانات الأساسية عما يلي :

ـ الخطط التفصيلية لنواحي النشاط المختلفة والموارد المتاحة للمشروع.
ـ الوظائف والأعمال المطلوب توفير موظفي لها خلال الفترة القادمة.
ـ توصيف هذه الأعمال وترتيبها من حيث المسئوليات والواجبات.
ـ قوة العمل الحالية من حيث التخصصات والأعداد الموجودة من كل تخصص.